EXPERTISE

• Élaboration des bases de votre projet, briefing client : mission, objectifs, publics cibles…
• Conception d’un plan préliminaire : contenu sommaire, durée évènement, besoins principaux et secondaires, choix date et site, échéancier général, liste des tâches et le budget préliminaire.

• Étude de notre large base de données de lieux (évènements divers, shootings photo et vidéo etc.)
• Proposition d’options variées et adaptées à vos besoins
• Reconnaissance des lieux selon vos choix
• Gestion des démarches administratives pour réservations et autorisations (permis, dérogations etc.)

En amont de la manifestation :

• Paramétrage process financiers
• Budget prévisionnel, check-list missions et rédaction contrat
• Rétro-planning et suivi régulier du budget prévisionnel
• Sélection et coordination des prestataires
• Briefing et coordination des équipes internes et externes

 

Pendant la manifestation :

• Installation et aménagement des espaces
• Mise en place et gestion des accueils
• Coordination et encadrement des équipes
• Assistance aux participants

 

Après la manifestation :

• Débriefing, enquêtes de satisfaction
• Bilan financier, reporting final

• Création et gestion des inscriptions
• Envoi des confirmations
• Facturation, relances et gestion comptable
• Production de statistiques
• Inscriptions individuelles et groupes
• Gestion des kits participants (sacs, badges, certificat de présence…)
• Sur place : accueil, enregistrement et assistance
• Post-événement : recueil des enquêtes de satisfactions, reporting et envoi des courriers de remerciement

• Relationnel hôtelier, repérage des hôtels, validation des options
• Négociation et réservation des contingents
• Gestion des réservations avec informations pratiques et plan d’implantation des différents hôtels
• Réservations individuelles ou groupes
• Gestion financière des paiements
• Gestion des modifications et litiges
• Envoi des rooming lists
• Assistance sur place aux participants

• Création de l’offre commerciale
• Conception du plan d’exposition et des espaces de vie
• Rédaction des conditions générales et contrats
• Conception du dossier technique
• Intégration des bases de données « prospects » existantes
• Identification de nouveaux prospects
• Prospection téléphonique et sur des manifestations ciblées
• Facturation, suivi et relance des encaissements
• Reportings financiers réguliers et état des ventes
• Présence permanente durant montage, exploitation et démontage
• Statistiques post-manifestation
• Envoi et analyse des questionnaires de satisfaction
• Reddition finale des comptes

Edition & Web

• Création de la charte graphique
• Conception et réalisation des documents de la manifestation : save the date, programmes, flyers etc.
• Création du site internet du client / évènement avec espaces dédiés pour exposant, intervenants etc.

 

Marketing & Promotion

• Intégration des bases de données existantes
• Relances e-mail personnalisées et régulières
• Envoi de newsletters
• Promotion sur les événements du secteur et auprès des organisations nationales et internationales concernées par les thématiques abordées
• Marketing communautaire, réseaux sociaux et NTIC
• Goodies personnalisés

DESTINATION MANAGEMENT COMPANY (DMC)
Grâce à nos partenaires disposant d’une licence d’agent de voyage, un service de Coordination Groupes vous accompagne dans la gestion et l’accueil de vos invités (voyages, transferts, hébergements, inscription congrès et programme social).

• Inscription de vos invités à l’événement
• Gestion des transferts et hébergement
• Gestion des évènements sociaux (excursions & dîners)
• Assistance sur place par la personne en charge du groupe
• Gestion financière et facturation (acompte hôtelier, agences, restaurants, …)
• Assurance de groupe
• Hotline & assistance

Gestion des abstracts

• Définition des besoins avec le Comité Scientifique
• Création adresse URL de soumission et intégration sur site internet de la manifestation
• Création compte soumettant avec mot de passe sécurisé
• Intégration en ligne des abstracts sélectionnés au sein du programme selon dates, horaires, sessions, etc.
• Mise en place procédure de relecture et notation
• Refléchage des résumés
• Envoi des notifications
• Synchronisation avec les différents supports en ligne (website, appli, etc.)
• Hotline & assistance

 

Secrétariat scientifique

• Correspondance avec les conférenciers invités
• Edition, mise à jour du programme scientifique
• Envoi courrier de confirmation et de modalités de remise de textes, short CV, photo (si requis)
• Gestion des déplacements et hébergement
• Accueil dédié sur place